Informationen zur Datenverarbeitung

im Rahmen der Nutzung des Pharmore Online-Kundencenters www.kundencenter.pharmore.de

Stand: April 2025

Der Schutz und die Sicherheit der Daten der NutzerInnen unserer Angebote ist der Pharmore ein großes Anliegen. Wir nehmen das Thema „Datenschutz“ sehr ernst und beachten die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Im Folgenden möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unseres Online-Kundencenters www.kundencenter.pharmore.de (nachfolgend: „Online-Kundencenter“) informieren. Als personen-bezogene Daten gelten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen und dieser direkt oder indirekt zugeordnet werden können (etwa Name, Adresse, Kontaktdaten). Der Begriff der Verarbeitung umfasst dabei den kompletten Prozess von der Erfassung über die Speicherung, Bearbeitung und/oder Weitergabe bis Löschung der Daten (nachfolgend: „verarbeiten“).

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für das Online-Kundencenter. Die Datenschutzinformationen für unsere Geschäftspartner finden Sie hier. Für besondere Verarbeitungen, z.B. im Rahmen der Teilnahme an Bewerbungsverfahren, erhalten Sie separate Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten.

I. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

PHARMORE GmbH

(nachfolgend: „wir“ oder „uns“)

Gildestr. 75

49479 Ibbenbüren

Tel.: +49 (0)5451 / 969 - 00

E-Mail: service@pharmore.de

II. Datenschutzbeauftragte

Die betriebliche Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter

Pharmore GmbH, Abteilung Datenschutz

Gildestr. 75

49479 Ibbenbüren

Tel.: +49 (0)5451 / 5070 - 864

E-Mail: datenschutz@pharmore.de

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder bei dem Wunsch nach
Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte direkt an unsere Datenschutzbeauftragte.

III. Ihre Rechte als betroffene Person

Im Rahmen der DSGVO stehen Ihnen als von der Datenverarbeitung betroffener Person verschiedene Rechte zu, die uns als für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle gegenüber geltend machen können. Insbesondere stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (vgl. Artikel 15 DSGVO).
  
• Recht auf Berichtigung: Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (vgl. Artikel 16 DSGVO).
  
• Recht auf Löschung oder Einschränkung: Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (vgl. Artikel 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (vgl. Artikel 18 DSGVO) verlangen, etwa wenn die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die wir diese erhoben haben, nicht mehr erforderlich ist.
  
• Recht auf Unterrichtung: Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegen uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden (vgl. Art. 19 DSGVO).
  
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem bestimmten Format zu erhalten oder diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln (vgl. Artikel 20 DSGVO).

Sofern wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf unser „berechtigtes Interesse“ (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) berufen, haben Sie das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen diese Datenverarbeitung (inkl. Profiling) einzulegen. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung werden wir im Falle eines Widerspruchs in jedem Fall, bei einer Datenverarbeitung aus anderen Gründen im Regelfall einstellen, soweit wir nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheit überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Zur Geltendmachung dieser Rechte oder für weitere Informationen zu Ihren Rechten wenden Sie sich bitte an unsere unter Ziffer II genannte Datenschutzbeauftragte.

Schließlich haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Ihrer Wahl, wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt (vgl. Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW), Postfach 200444, 40102 Düsseldorf.

IV. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung, berechtigte Interessen des Verantwortlichen sowie Speicherdauer

1. Besuch der Webseite | Log-Files

Beim Besuch unserer Webseite werden systembedingt Informationen in sogenannten Server-Log-Files erhoben und gespeichert, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• IP-Adresse des abrufenden Endgeräts;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• Name und URL evtl. abgerufener Dateien;
• Referrer-URL (Internetseite, von der aus der Zugriff erfolgte) und aufgerufene Links;
• Informationen über den Browsertyp, die verwendete Version und ggf. das von Ihnen verwendete Betriebssystem;
• Etwaige Fehler.

Diese Daten sind für uns nicht einer bestimmten Person zuordenbar; Rückschlüsse auf die Identität der Besucher unserer Website sind uns nicht möglich. Die Logfiles werden stets getrennt von anderen Daten gespeichert; eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen durch uns erfolgt nicht. Diese Daten werden, soweit es sich dabei um personenbezogene Daten handelt, auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Auslieferung der Inhalte unserer Webseite sowie zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unserer informationstechnischen Systeme, zur Optimierung unserer Internetseiten sowie zur Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität verarbeitet.

Die Daten werden für einen Zeitraum von 90 Tagen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

2. Registrierung für das Online-Kundencenter

Wir stellen mit unserem Online-Kundencenter eine webbasierte Plattform für Fachkreise zur Verfügung, über die Informationen zu Arzneimitteln und deren Verfügbarkeit ermittelt sowie Bestellungen ausgelöst werden können.

Die Nutzung des Online-Kundencenters setzt eine vorherige Registrierung voraus. Mit Ihrer Registrierung erhalten Sie Zugriff auf einen geschützten Bereich. Dazu müssen Sie sich initial als Pharmore-Kunde ausweisen. Im Rahmen des Registrierungsprozesses erheben wir:

• Personenstammdaten (Titel (optional), Anrede (optional), Vorname, Name);
• Institutionszugehörigkeit (Name der Institution und Kundennummer);
• Geschäftsadresse;
• Ihre E-Mailadresse zur Registrierung und ein Passwort.

Nach Prüfung Ihrer Daten erhalten Sie von uns nach Freischaltung einen Authentifizierungslink per E-Mail. Die Verarbeitung dieser Daten ist für die Erstellung des Accounts, die Bereitstellung des Online-Kundenportals und damit für die Erfüllung unserer vorvertraglichen Zusammenarbeit erforderlich (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Soweit wir Sie nicht für das Online-Kundenportal freischalten können, informieren wir Sie darüber ebenfalls per E-Mail.

Die bei Ihnen im Rahmen der Registrierung erhobenen und gespeicherten Daten werden von uns grundsätzlich nur so lange verarbeitet, wie dies zur Erreichung des Zwecks der Verarbeitung erforderlich ist, sofern nicht sonstige Zwecke der Löschung entgegenstehen. Der Zweck besteht in der Bereitstellung des Zugangs zum Online-Kundenportal.

Sollten Sie Ihren Benutzeraccount auf der Plattform widerrufen, wird Ihr Benutzerkonto
unverzüglich nach Eingang und Prüfung Ihres Widerrufs gelöscht. Soweit wir Sie innerhalb des Registrierungsprozesses nicht für das Online-Kundenportal freischalten können, werden die Daten innerhalb von 30 Tage gelöscht.

3. Login in das Online-Kundencenter

Bei der erstmaligen Registrierung sowie bei jeder Inanspruchnahme der Plattform (Login)
verarbeiten wir:

• Ihre Authentifizierungsdaten (Benutzername und Passwort), sowie
• den Zeitpunkt des Zugriffs auf Ihr Nutzerkonto (gemeinsam: „Login-Daten“).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Login-Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung ist erforderlich, um unberechtigte Zugriffe auf den geschützten Bereich der Plattform zu verhindern, die Integrität der Plattform zu gewährleisten sowie Missbrauch oder sonstige unbefugte Nutzung zu verhindern. Darin ist auch unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zu sehen. Die Verarbeitung erfolgt im Zeitpunkt des Zugriffs auf die Plattform. Einblick in die im Backend des Online-Kundencenter gespeicherte Information des Datums des letzten Logins in ein Benutzerkonto erhalten nur Administratoren.

Sie können die Option „angemeldet bleiben“ wählen. In diesem Fall speichern wir ein Authentifizierungstoken für 14 Tage als Cookie in Ihrem Browser (für weitere Informationen siehe Punkt II. – Cookies dieser Erklärung) und sie müssen innerhalb dieser Zeit keinen neuen Login-Vorgang durchlaufen.

4. Live-Chat-Funktion

Als Nutzer unseres Online-Kundencenters haben Sie die Möglichkeit, optional eine Live-Chat-Funktion zum Austausch mit einem Ansprechpartner bei der PHARMORE zu nutzen. Wir nutzen dabei die Live-Chat-Lösung der Lime Connect (Userlike) GmbH, Kölnturm, Im Mediapark 8, 50670 Köln (nachfolgend: „Lime Connect“), die als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO für uns agiert. Der Auftragsverarbeiter wurde von uns sorgfältig ausgewählt, ist an unsere Weisungen gebunden und wird regelmäßig kontrolliert.

Bei der Nutzung von Lime Connect innerhalb des Online-Kundencenters verarbeitet die Lime Connect (Userlike) GmbH folgende Daten im Auftrag und auf Weisung von uns:

• Datum und Dauer des Chats
• Chat-Transkript
• Referrer-URL (wo der Chat gestartet ist)
• Chat-Status (neu, wartend, beendet)
• Chat-Bewertung nach dem Chat
• Name, Praxisname, E-Mail-Adresse, Kundennummer
• User-ID
• IP-Adresse
• Verwendeter/s Browser, Betriebssystem und Endgerät
• Anzahl der Seitenaufrufe & -besuche
• Geo-Location (optional)

Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich für Erbringung des Angebots „Live-Chat“ (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Sie sind jedoch nicht verpflichtet, das Angebot zu nutzen, sondern können uns auch auf anderen Wegen kontaktieren.

Die Löschung dieser Daten erfolgt 30 Tage nach Beendigung des letzten Chatvorgangs. Die Wiederaufnahme eines Chats vor Ablauf dieser 30 Tage lässt die Frist wieder neu beginnen.

V. Cookies

Unsere Internetseite verwendet sogenannte Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Cookies richten keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Die meisten Cookies sind „transistente Cookies“, insbesondere sogenannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht und dienen z.B. zur Erkennung, ob Sie einzelne Seiten einer Webseite bereits besucht haben. Andere Cookies verbleiben für einen bestimmten Zeitraum auf Ihrem Endgerät („persistente Cookies“) und ermöglichen es, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Die Speicherdauer ist abhängig vom Verwendungszweck des jeweiligen Cookies. Sie selbst können Cookies über die Einstellungen in Ihrem Browser jederzeit löschen.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser aber auch so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Internetseite eingeschränkt sein.

Wir setzen auf unserer Webseite essenzielle, d.h. technisch notwendige, Cookies ein, um
einen Login in den geschützten Bereich des Online-Kundencenter sowie das anschließende Session-Handling zu ermöglichen. Technisch notwendige Cookies werden von uns auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO genutzt. Ohne den Einsatz dieser Cookies ist die Nutzung unserer Internetseite nicht bzw. nur eingeschränkt möglich. Der Cookie wird für die aktive Sitzung gespeichert und nach Ablauf der Sitzung gelöscht.

Bei Nutzung des Online-Kundencenters werden Sie mittels eines sog. Banners über unsere Cookie-Einstellungen informiert. Wenn Sie durch den „Verstanden“-Button betätigen, wird ein Cookie gesetzt, welches Ihre Auswahl dokumentiert. Sie brauchen dann bei den folgenden Besuchen des Online-Kundencenters keine erneuten Einstellungen vorzunehmen. Dieses Cookie hat eine Lebensdauer bis zum 19.1.2038; jedoch kann in Abhängigkeit des verwendeten Browsers die Speicherdauer deutlich kürzer ausfallen. Beispielsweise lässt Google Chrome eine maximale Gültigkeitsdauer für Cookies von 400 Tagen zu; danach wird die Cookie-Information neu ausgespielt.

Bei den Optionen „angemeldet bleiben“ oder „Gerät merken“ speichern wir einen Authentifizierungstoken für 14 Tage als Cookie in Ihrem Browser. Während dieser Zeit können Sie ohne erneute Eingabe Ihrer Log In-Daten bzw. ohne Eingabe eines zweiten Faktors auf das Portal zugreifen. Nach Ablauf von 14 Tagen ab dem letzten Besuch erfolgt eine automatische
Löschung.

Bei Verwendung der Lime Connect-Chatfunktion wird ebenfalls ein Cookie gesetzt. Ein Zugriff auf den Chatverlauf ist nur für die Lebensdauer des Cookies möglich. Nach Ablauf von 30 Tagen ab der letzten Nutzung erfolgt eine automatische Löschung des Verlaufs.

Hinsichtlich aller Cookies gilt: Wenn Sie diese manuell zurücksetzen oder das Setzen von Cookies durch Ihre Browsereinstellungen unterbinden, müssen Sie sich bei Ihrem nächsten Besuch mit Nutzername und Passwort sowie einem zweiten Faktor neu anmelden bzw. die Datenschutzeinstellungen erneut vornehmen.

VI. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt – sofern unter Ziffern IV und V nicht ausdrücklich erläutert – grundsätzlich nicht. Insbesondere geben wir Ihre Daten, ggf. mit Ausnahme von unter Ziffern IV und V entsprechend dargestellten Verarbeitungen, nicht an Empfänger mit Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums weiter.

Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung personenbezogener Daten externer Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (insb. IT-Dienstleister, Hosting). Diese Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Für den Betrieb des Online-Kundencenters bedienen wir uns im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO einer externen Cloud Infrastruktur der Host Europe GmbH; für die Nutzung des Live-Chats des Tools der Lime Connect (Userlike) GmbH.

Daneben können wir weitere Auftragsverarbeiter im Bereich IT/EDV-Support einsetzen, die uns bei der Bereitstellung der IT-Infrastruktur, IT-Beratung, Betrieb eines ERP-Systems oder im Bereich Projektberatung und –management unterstützen. Auch diese Dienstleister im Bereich IT/EDV wurde von uns sorgfältig ausgewählt, ist an unsere Weisungen gebunden und wird regelmäßig kontrolliert.

Eine Weitergabe Ihrer Daten z. B. an Aufsichtsbehörden und Strafverfolgungsbehörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, wenn es zur Verhinderung und Aufdeckung von Betrugsfällen und sonstigen Straftaten oder zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Datenverarbeitungssysteme erforderlich ist. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, also die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, und die Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die Gewährleistung der Sicherheit unserer Datenverarbeitungssysteme.

VII. Datensicherheit

Wir sichern Ihre bei bzw. durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen, um ein angemessenes Niveau der Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Diese Maßnahmen berücksichtigen den Stand der Technik, die Kosten ihrer Umsetzung, die Art der verarbeiteten Daten sowie das Risiko bei der Verarbeitung.

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel die Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreibender senden, eine TLS-Verschlüsselung. Wenn die TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Bitte beachten Sie, dass Daten im Internet allgemein nicht immer sicher übertragen werden können. Besonders im E-Mail-Verkehr kann der Schutz beim Datenaustausch nicht garantiert werden. Wir bitten Sie, keine sensiblen Daten (einschließlich gesundheitsbezogener Aspekte) per E-Mail an uns zu übermitteln.

VIII. Änderungen dieser Informationen

Unsere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden wir von Zeit zu Zeit überarbeiten, um diese an den Stand der Technik oder an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Wir empfehlen Ihnen deshalb, sich regelmäßig über Änderungen auf dieser Seite zu informieren.